Kaikki Suomeen saapuneet hevoseläimet tulee ilmoittaa tietokantaan Suomessa tunnistusasiakirjan tietojen tallentamista varten. Ilmoituksen tekee hevoseläimestä vastaava toimija. Rekisteröityjen hevoseläinten osalta ilmoitukset tehdään kunkin rodun kantakirjaa pitävälle yhteisölle, jotka toimivat myös Ruokaviraston valtuuttamina hevoseläinten tunnistamista hoitavina tahoina. Suomen Hippos vastaanottaa myös muiden kuin rekisteröityjen hevoseläinten ilmoitukset.
Ilmoitus tulee tehdä 7 päivän kuluessa siitä, kun eläin on tuotu maahan ja saapunut pitopaikkaan, jossa sitä tavanomaisesti pidetään. Ilmoittamisvaatimus ei koske siitosoreja, jotka on tuotu maahan pelkästään lisääntymiskauden ajaksi, tai siitostammoja, jotka ovat jäsenvaltiossa astutusta varten enintään 90 päivän ajan, tai hevoseläimiä, jotka ovat maassa kilpailuihin tai koulutukseen osallistumista varten enintään 90 päivän ajan.
- Ilmoittaminen tietokantaan tapahtuu lähettämällä tarvittavat asiakirjat (hevosen tunnistusasiakirja, tietokantailmoituslomake sekä kopio traces-todistuksesta valtuutetulle taholle.
- Mikäli hevosen identiteetti tulee varmentaa tietokantamerkinnän yhteydessä (ravikilpailutoimintaan osallistuvat hevoset ja kantakirjaan merkittävät hevoset (huom, koskee myös kantakirjan sisällä toimivia, ainoastaan lisääntymiskauden ajaksi maahan tuotuja siitosoriita), sekä hevoset, jotka halutaan merkitä rekisteriin laajoilla tiedoilla ID-varmennuksen kautta), tilataan hevoselle identiteetin varmennus oman alueen hevosjalostusliitosta 7 päivän kuluessa maahantuonnista.
Suomen Hippoksen lisäksi muut kaksi virallista valtuutettua tahoa ovat Eestin Raskaat vetohevoset ry ja Suomen Irlannincobyhdistys ry, jotka vastaavat tietokantaan merkitsemisestä omien rotujensa osalta.
Hevosten tuonti- ja vientivaatimukset vaihtelevat alkuperämaan mukaan. Ajantasaiset tiedot vaatimuksista löytyvät Ruokaviraston verkkosivuilta.
HUOM! Hevosta tuotaessa tai vietäessä tulee kuljettajan tehdä eläinkuljettajan rekisteröitymisilmoitus, mikäli hänellä ei ennestään ole eläinkuljettajalupaa. Lisätietoa
EU:n komission asetuksen (EY) 504/2008 mukaan kaikilla EU:n alueella olevilla hevoseläimillä on oltava tunnistusasiakirja (EU-hevospassi tai EU:n ulkopuolisen maan myöntämä hevospassi, jossa on Suomen Hippoksen rekisteröintimerkinnät) sekä maasta toiseen liikuttaessa asetuksen mukainen terveystodistus (TRACES- terveystodistus eli EU:n sisäisen kaupan todistus tai sisällöltään vastaava kansallinen terveystodistus ja EU:n ulkopuolelta tuotaessa rajatarkastustodistus eli CVED-todistus).
Eri hevosrotujen ja -lajien sekä lähtömaiden suhteen rekisteröinnissä on omat käytäntönsä. Tutustu rotu- ja lajikohtaisiin ohjeisiin oheisista linkeistä. Huom! EU-maasta toiseen liikkuvan hevosen terveystodistus tulee merkitä Traces-järjestelmään (Trade Control and Expert System), johon Suomen Hippoksella ei ole pääsyä, joten terveystodistus tulee toimittaa rekisteröinnin tai kantakirjaan merkitsemisen yhteydessä joko paperisena tai sähköpostitse.