Ruokaviraston ohjeesta löytyy kootusti yleiset ohjeet hevospassien myöntämiseen ja tietokantaan merkitsemiseen:
Hevoseläimen tunnistusasiakirjan myöntäminen – Ruokaviraston ohje
Hevosten rekisteröinnillä tarkoitetaan Suomessa viranomaisen ohjaamaa ja valvomaa toimintamallia, jonka nojalla jokaisella hevoseläimellä (kaikki hevoset, aasit, seeprat ja niiden risteytykset) on varmistettu identiteetti ja dokumentti, josta identiteetti käy ilmi.
Hevosia pitävien toimijoiden velvoitteet
”Hevosia pitävien toimijoiden on varmistettava, että kyseiset eläimet tunnistetaan
yksilöittäin yksilöllisellä koodilla (UELN- tai UELN-yhteensopiva numero), elinikäisellä
tunnistusasiakirjalla (hevospassi) sekä fyysisellä tunnistimella (mikrosiru), joka yhdistää yksiselitteisesti toisiinsa kyseisen eläimen sekä tunnistusasiakirjan. Hevosia pitävien toimijoiden on lisäksi varmistettava, että tiedot
heidän pitämistään eläimistä tallennetaan hevosen sijaintimaan tietokantaan.”
Kaikki hevoseläimet merkitään tietokantaan hevosen passin myöntämisen yhteydessä tai hevosen vaihtaessa maata. Ajantasainen hevostietokanta on perusedellytys hevosenpidolle ja myös turvaa hevosenomistajan oikeudet. Tietokanta on luotettava rekisteri, josta saadaan arvokkaita tunnuslukuja hevosalan tutkimus- ja kehittämistoimintaan, mikä hyödyttää koko hevosalaa. Suomen Hippoksen tietokantaa käyttävät hyväkseen useat viranomaistahot.
Tietokantaan merkitsemisen lisäksi hevonen voidaan polveutumisensa perusteella merkitä johonkin kantakirjaan. Suomen Hippos ylläpitää kantakirjaa 14 eri rodulle. Kantakirjoja ylläpitävät myös muut tahot niin Suomessa kuin ulkomailla. Hevoset jotka kuuluvat näihin kantakirjoihin, merkitään ensin omaan kantakirjaansa, jonka jälkeen ne voidaan merkitä Suomen Hippoksen tietokantaan. Kantakirjat ovat rotuhevosjalostuksen kulmakivi.
Hippos ei ylläpidä aaseille ja muuleille rotukantakirjaa suomessa, joten ne lukeutuvat ”ei rekisteröity hevoseläin” statuksen alle, kuten muut hevoseläimet joille ei ylläpidetä rotukantakirjaa. Ulkomaille ensirekisteröity ja aasikantakirjaan merkitty aasi voidaan merkitä tietokantaan rodulla.