Oriinpitäjä (ellei oriinpitäjää ole ilmoitettu, sperman maahantuoja) on vastuussa oriin astutuskirjanpidosta. Astutuskirjanpito tehdään sähköisesti Heppa-järjestelmään ja sitä varten tarvitaan oriinpitäjän tunnukset, jotka lisätään pyynnöstä. Mikäli joku toinen henkilö kuin oriin alkuperäinen luvanhakija, käyttää samaa oritta omia hankintakanavia käyttäen, tulee myös toisen sperman maahantuojan ilmoittautua Suomen Hippokseen sperman maahantuojaksi ja maksaa lisenssimaksu. Silloin myös tämän henkilön pitää ylläpitää omaa astutuskirjanpitoa hänen kauttaan siemennetyistä tammoista.
Tammakohtaisten lupien oriinpitäjä (tai sperman maahantuoja) on vastuussa tammakohtaisen astutuksen ilmoittamisesta hevosjalostusliittoon viimeistään astutusvuoden lokakuun loppuun mennessä.